نشانه هایی که برای سهولت خواندن یا افزودن اطلاعات به متن در نوشته ها به کار می برند، جزئی از نظام گسترده نشانه هاست که بشر برای ایجاد ارتباط از آنها استفاده می کند. نشانه ها علائمی ذاتاً بی معنی هستند که افراد بشر، بر حسب قرارداد و توافق، آنها را معنی دار کرده اند. ویرگول، نقطه، نقطه ویرگول، علامت سؤال و قلاب بخشی از نشانه ها هستند؛ نشانه ها خواندن را روان یا اطلاعاتی را به متن اضافه می کنند. کاربرد اصلی نشانه ها جدا کردن کلمه ها، گروه ها و جمله ها از یکدیگر است. مشخص کردن حالات عاطفی نویسنده و آهنگ کلام و هم معنایی و تعیین ساختار داخلی کلمات، برخی دیگر از کاربردهای نشانه ها هستند.

منظور از نشانه گذاری رعایت قواعد سجاوندی و به کاربردن علامتها و نشانه هایی است که خواندن و در نتیجه فهم درست مطلب را آسان و به رفع ابهامها کمک می کند. به این مثال که نمونه ای از کاربرد ویرگول است در قالب حکم یک قاضی دقت کنید

عفو، لازم نیست اعدامش کنید. عفو لازم نیست اعدامش کنید.

نشانه های نگارشی خواندن درست و درک مطلب را آسان و خطاخوانیهای نوشتار را برطرف میکند علامتهای نگارشی در نوشته مانند تابلوهای راهنمایی و رانندگی در جاده است نبودنش خطا آفرین است و کاربرد و نصب غلط آنها هم حادثه آفرین علایم به درست خواندن و درست فهمیدن نوشته کمک می کند و خواندن را هم آسان تر میسازد. کاربرد صحیح علایمی همچون نقطه ویرگول علامت سؤال نقل قول دو نقطه گیومه و پرانتز از محسنات نوشته است که در یادداشتهای کوتاه هم باید مقید بود تا آنها را درست به کار برد. البته افراط در علامت گذاری در نوشته از سوی دیگر عامل خستگی و مانع سرعت در مطالعه است.

برای بهتر و صحیح تر خواندن متن و نشان دادن روابط صحیح و منطقی اجزاء مختلف جمله و فهم مقصود نویسنده یا تغییر لحنهای او علایمی وضع کرده اند که به آنها نشانه های سجاوندی گویند توضیح آنکه در هنگام سخن گفتن کلمه ها با واسطه های صوتی به هم می پیوندد و به کمک آهنگ و لحن کلام، معنای جمله و..